1. 書類送付の流れ
契約・お支払い完了後、管理組合で保管している書類を ダンボールにまとめて事務局まで宅配便（着払い） でお送りください。
必要な年数分を決めていただき、最低5年分はお預かりいたします。
ポータルサイトには 直近3年分 を掲載し、納品いたします。
2. 書類の整理方法
お預かりした書類は、事務局で以下の流れで整理します。
- カテゴリ別に仕分け
（例：理事会議事録、総会資料、修繕関連、会計資料など） - 時系列に並べ替え
新しい年度の資料が上に来るように整えます。 - ファイル化
現在お使いのファイルが使える場合はそのまま利用。
劣化が激しい場合は、新しいファイルを事務局で準備します。 - ラベリング・インデックス作成
年度ごとにインデックスをつけ、検索しやすい形に整えます。
これにより、次回以降の書類整理が格段にラクになり、組合内での引き継ぎもスムーズになります。
3. サポートと相談
- 書類整理に関するご相談は、いつでもお気軽にご連絡ください。
- 「今ある資料をどうまとめればいいのかわからない」といった場合も、担当スタッフがアドバイスいたします。
4. 費用について
- 書類整理の初回作業は、築年数・書類の分量・対象年度数 によって費用が変動します。
- 一番初めから全年度分を整理する場合は、料金が異なります。
- まずはお気軽にお問い合わせいただき、お見積もりをご依頼ください。
5. まとめ
書類を事務局にお送りいただくだけで、整った状態でポータルサイトに反映されます。
これまでバラバラに保管されていた資料も、カテゴリ・年度ごとにすっきり整理され、誰でもすぐにアクセスできる環境になります。